無論你是每天處理潛在客戶郵件的業務、獨自應對客戶諮詢的小企業主，還是管理預約的沙龍老闆，Google Workspace 最新推出的自動化工具「Flows」都將徹底改變你的工作模式。這項被譽為「真正遊戲規則改變者」的功能，讓你無須任何程式碼背景，就能創建專屬的 AI 助理（Agent），自動執行跨 Google 應用程式的任務。本文將透過三個從簡到難的實例，深度解析這項工具的強大之處。

Workspace Flows 的介面極其簡潔，核心概念是建立一系列的「流程」（Flow）。每個流程都由一個「觸發條件」（Starter）和後續的「步驟」（Steps）組成。這些步驟可以是在不同 Google 應用程式（如 Gmail, Sheets, Drive）中執行的動作，或是指示 Gemini AI 處理資訊的指令。你可以直接套用官方範本，或像使喚秘書一樣，用白話文描述你的需求，讓 AI 為你生成自動化流程。

實戰演練一：自動標記重要郵件，不再錯過任何商機

對於每天被郵件淹沒的人來說，最怕錯過重要訊息。透過 Workspace Flows，你可以設定一個 AI 助理，自動辨識並標記需要優先處理的郵件。

流程設定如下： 1. 觸發條件：當收到一封新郵件時。 2. AI 決策：接著，Gemini AI 會根據你設定的指令，判斷這封郵件是否重要。範本中的指令非常清晰：「判斷所提供的郵件是否需要使用者親自、非自動化的後續追蹤，或者可以透過標準回覆處理，或無需任何動作。」 3. 判斷標準：你可以自訂判斷標準，例如郵件是否「提出問題」、「包含會議請求」或「含有投訴或嚴重問題」。 4. 執行動作：如果 AI 判斷為「是」，流程的下一步就是「為該郵件加上星號」。

實測結果，當一封包含客戶投訴的郵件進入信箱時，這個 AI 助理在背景默默運作，幾秒鐘後，該郵件就被自動標上星號，讓你一眼就能識別，無需費心篩選。

實戰演練二：AI 自動草擬回覆，客服效率大躍進

這個更進階的應用，特別適合需要處理大量重複性問題的客服或支援團隊。你可以讓 AI 根據一份預先準備好的文件（例如 FAQ 常見問題集），自動草擬回覆郵件。

流程設定如下： 1. 觸發條件：當收到寄至特定信箱（例如 [email protected]）的郵件時。 2. AI 決策：AI 首先判斷郵件是否包含需要回覆的問題。 3. 資訊萃取：如果包含問題，AI 會從整封郵件中「僅提取問題部分」。 4. 生成回覆：接著，AI 會根據以下指令生成答案：「你是一位專業的問答助理。你的任務是針對以下問題提供簡潔準確的答案。你必須完全基於所連結的參考文件中的內容來回答。」在此步驟，你只需貼上你的 Google Doc 文件連結。 5. 草擬郵件：最後一步是將 AI 生成的答案，放入一封草稿郵件中，等待你確認後發送。

這個流程的強大之處在於，即使客戶的問題在文件中沒有一字不差的原文，AI 也能理解語意，從相關段落中找到答案並組織成回覆。這大大縮短了回覆時間，同時確保了資訊的準確性。

實戰演練三：從零打造！表單一提交，Chat 立刻收到摘要通知

最令人驚豔的是，你甚至不需要手動拖拉模組。只要在建立流程的對話框中，用自然語言描述你的需求，AI 就會幫你搞定一切。

例如，一位需要即時掌握工作坊報名狀況的講師，可以這樣下指令： 「當有人填寫一份表單時，用一份包含回覆摘要的聊天訊息傳送給我。」 (When someone fills in a form, send a chat message with a summary of the response.)

AI 隨即生成了完美的流程： 1. 觸發條件：當指定的 Google 表單收到新回覆時。 2. AI 摘要：Gemini AI 會讀取整份表單回覆，並將其「摘要」成重點。 3. 執行動作：在 Google Chat 中發送一則訊息，內容包含「收到新的表單回覆」、AI 生成的摘要，以及一個直接連結到該筆回覆的網址。

整個過程無需任何手動設定，AI 完全理解了你的意圖。當有新學員報名時，你不再需要登入信箱或打開表單後台，就能在 Chat 中即時收到清晰的摘要通知，極度高效。

Workspace Flows 的潛力：不止於此

Workspace Flows 不僅整合了 Google 全家桶（Gmail, Chat, Sheets, Drive, Calendar, Docs, Tasks），還已經支援多款第三方應用程式，包括： - Asana - Confluence - Jira - Mailchimp - Quickbooks - Salesforce

這意味著你可以建立更複雜的跨平台自動化流程，例如「當 Salesforce 新增一位客戶時，自動在 Google Sheets 建立一筆資料，並指派一個 Asana 任務給對應的業務」。這項功能無疑是 Google Workspace 生態系的一大步，為中小企業和個人工作者提供了媲美企業級自動化工具的強大能力，而且，完全免費。

參考資料: https://www.youtube.com/watch?v=4d-kZiS0PRs